Verzendlabel Maken: Van Handmatig tot Volledig Geautomatiseerd

Het maandagprobleem: waarom labels printen complexer is dan het lijkt

De meeste B2C webshops ontvangen het gros van hun bestellingen in het weekend. Op maandag moet het magazijn al die orders verwerken: items verzamelen, inpakken, labels genereren en klaarzetten per ophaaltijd en vervoerder. Het resultaat is een enorme piek aan het begin van de week, gevolgd door relatief rustige dagen. Dat kost extra personeel op maandag en lege werkstations op woensdag.

Met GreenChoice laat je klanten in de checkout een bezorgdag kiezen die aansluit bij bestaande vervoerdersroutes. Daarmee spreid je orders over de week en vlak je de maandagpiek af.

Bij grotere retailers komt er nog een laag bij: meerdere vervoerders met verschillende ophaalmomenten. Het moment waarop je een label print (en het pakket inpakt) hangt af van wanneer de vervoerder ophaalt. Vervoerder A haalt om 14:00 op, vervoerder B om 17:00. Je magazijn moet de orders per vervoerder groeperen en op het juiste moment klaar hebben.

Grotere retailers kiezen daarom bewust voor meerdere vervoerders, niet alleen voor betere tarieven, maar ook om het magazijnproces te ontlasten. Meerdere ophaalmomenten per dag, of een stand-trailer van de vervoerder voor de deur, betekent dat je minder magazijnruimte nodig hebt die vol staat met gelabelde pakketten die wachten op ophaling. Het labelproces is daarmee direct verbonden aan je magazijnplanning en ruimtegebruik.

3 manieren om verzendlabels te maken

Maar eerst: wanneer maak je het label?

De meeste webshops maken het verzendlabel pas aan als het pakket is ingepakt. Dat lijkt logisch, maar het is trager dan nodig. Als je het label al aanmaakt zodra de order binnenkomt in de checkout, kun je "vooruit" werken. De labels staan dan al klaar in je ERP of WMS. Zodra de order is ingepakt, plak je het label erop zonder te wachten op een API-call naar de vervoerder. Het resultaat: een sneller magazijnproces. En als bonus word je minder afhankelijk van de uptime van de vervoerder of het verzendplatform. Omdat vrijwel alle verzendlabels voor een dag al gemaakt zijn en klaarstaan, heeft een outage geen impact meer op je dagelijkse operatie.

1. Handmatig via carrier-portal

Je logt in bij de website van de vervoerder (bijv. postnl.nl, dhlparcel.nl), voert adresgegevens in en print een label. Geschikt voor 1-5 zendingen per dag. Nadeel: per vervoerder een apart portaal, geen automatisering, foutgevoelig.

2. Via een verzendplatform (MyWuunder)

Orders stromen automatisch uit je webshop naar het platform. Per order selecteer je (of laat het platform automatisch selecteren) de vervoerder en service. Labels worden in batch gegenereerd. Geschikt voor 10-500+ zendingen per dag.

Via Wuunder boek je via 300+ vervoerdersconnecties vanuit één scherm. Labels, douanedocumenten en tracking worden automatisch aangemaakt. Beschikbaar via MyWuunder of via plugins voor Shopify, WooCommerce, Magento en Shopware. Bekijk alle integraties.

3. Via API

Voor developers en bedrijven met een eigen WMS/ERP. Je stuurt een API-request met orderdata en krijgt een label-PDF terug plus tracking-nummer. Volledig geautomatiseerd, geen handmatige stappen. Wuunder's REST API ondersteunt alle 300+ vervoerdersconnecties via één integratie. Eén API-call voor label + douanedocumenten + tracking.

Eigen labels voor niet-carrier zendingen

Niet elke order gaat via een externe vervoerder. Klanten die hun bestelling ophalen in een eigen winkel, orders die door je eigen transportorganisatie worden bezorgd, of zendingen die een tijdelijk label nodig hebben tijdens het magazijnproces: via Wuunder kun je ook eigen labels genereren. Zo loopt je volledige orderflow via één systeem, ongeacht hoe de zending de deur uitgaat.

Scan & Print: pakbon scannen, label printen

In een druk magazijn wil je zo min mogelijk klikken. Met Scan & Print scan je de barcode op de pakbon en het verzendlabel wordt direct geprint. Geen schermen, geen keuzes, geen wachttijd.

Er zijn twee manieren om dit in te richten:

• Met Wuunder op je pakstation: je gebruikt je eigen pakbonnen met een barcode. Op het pakstation in je magazijn staat Wuunder klaar. Scan de pakbon, het label rolt uit de printer
• Met je eigen WMS: je WMS stuurt de labelaanvraag via de API naar Wuunder en print het label zelf. Je hoeft dan helemaal niets te doen in MyWuunder

In beide gevallen is het verzendlabel al aangemaakt op basis van de orderdata (zie hierboven). De scan triggert alleen het printen, niet het aanmaken. Dat maakt het proces razendsnel.

Belangrijk: Scan & Print is zo ontwikkeld dat een verzendlabel maar één keer geprint kan worden. Bestaat een order uit meerdere colli, dan komt bij de eerste scan label 1 uit de printer en bij de tweede scan label 2. Scan je daarna nog een keer, dan volgt een waarschuwing dat alle labels al geprint zijn. Zo voorkom je dat je per ongeluk een zending dubbel verstuurt.

Overdrachtslijst: bewijs van meegave

Na het printen van alle labels genereer je in MyWuunder een overdrachtslijst per locatie en per vervoerder. Deze lijst geef je mee aan de chauffeur bij ophaling. Zo heb je altijd bewijs welke zendingen je hebt meegegeven. De lijst is ook handig als interne check: klopt het aantal pakketten met wat je hebt klaargezet?

Label plakken: zo voorkom je problemen

Een goed geprint label is pas de helft. Hoe je het label bevestigt bepaalt of de vervoerder het kan scannen:

• Plak het label op de bovenzijde van het pakket of op één van de twee langste zijkanten
• Plak het label vlak, niet over de rand gevouwen
• Plak nooit plakband over de barcode
• Verwijder alle oude barcodes die nog op de verpakking zitten
• Vergroot of verklein het label niet bij het printen
• Tip: stop een kopie van het verzendadres in de verpakking als backup, voor het geval er iets met het label gebeurt

Batch printen: meerdere labels tegelijk

Bij meer dan 10 zendingen per dag is batch printen essentieel:

• Selecteer meerdere orders in MyWuunder of via de API
• Genereer alle labels in één keer als gecombineerde PDF
• Print via een labelprinter (Zebra, Brother, Dymo) of A4-printer
• Pakbon en label samen printen in één workflow

Wuunder ondersteunt standaard A6-labels (10x15 cm) die door vrijwel alle vervoerders worden geaccepteerd, plus carrier-specifieke formaten waar nodig.

Wijzigingen in vervoerders API's: waarom je hier niet over na wilt denken

Elke vervoerder heeft eigen labelspecificaties: ondersteunde formaten (PDF, ZPL, PNG), afmetingen (A6, 10x21), en vereisten voor barcode-type en routeringscodes. Die specificaties veranderen regelmatig. Sommige vervoerders ondersteunen alleen PDF, andere alleen ZPL in een specifiek formaat. Weer andere genereren native ZPL dat je naar PDF moet converteren als je geen thermische printer hebt.

Bij meerdere vervoerders wordt dit snel een onderhoudsprobleem. Wuunder handelt dit af: het platform genereert per vervoerder automatisch het juiste labelformaat in de specificatie die de carrier vereist. Je hoeft zelf niets om te zetten of bij te houden.

Retourlabels

Een retourlabel volgt dezelfde logica als een verzendlabel, maar dan in omgekeerde richting. Er zijn drie gangbare methoden:

• Retourlabel in de doos: je genereert het retourlabel bij de heenzending en stopt het in het pakket. De klant plakt het label op de doos en levert het in. Eenvoudig voor de klant, maar je genereert labels voor retouren die misschien nooit plaatsvinden
• QR-code via retourportaal: de klant meldt de retour aan via een retourportaal en ontvangt een QR-code. Bij het afhaalpunt wordt het label ter plekke geprint. Geen printer nodig voor de klant, en je genereert alleen labels voor daadwerkelijke retouren
• Retourlabel on demand: de klant vraagt een retourlabel aan en print het zelf thuis. Minder modern maar nog steeds gangbaar

Via Wuunder Returns bied je je klanten een branded retourportaal waar ze zelf hun retour aanmelden. De klant kan kiezen uit ruilen of retourneren, wat het aantal daadwerkelijke retouren verlaagt.

Verschil tussen verzendlabel, pakbon en vrachtbrief

Drie documenten die vaak door elkaar worden gehaald:

• Verzendlabel: zit aan de buitenkant van het pakket en stuurt de vervoerder aan. Bevat tracking-barcode, routeringscode, afzender en ontvanger. Het label is wat de sorteercentra en bezorgers scannen
• Pakbon (packing slip): beschrijft de inhoud van het pakket voor de ontvanger. Zit in of op het pakket. Niet bedoeld voor de vervoerder maar voor de klant en het magazijn
• Vrachtbrief (waybill): het transportdocument dat de juridische voorwaarden van de zending vastlegt. Bij pakketvervoer is de vrachtbrief vaak digitaal verwerkt in het label. Bij pallet- en vrachtvervoer is het een apart document

Verzendlabel-onderhoud: waarom dit bij Wuunder geen probleem is

Elke vervoerder bepaalt zelf de labelspecificatie: layout, barcode-type, verplichte velden, routeringscodes en servicemarkeringen. Die specificaties veranderen als vervoerders hun sorteernetwerk of technologie aanpassen. Met één vervoerder is dat beheersbaar. Met acht vervoerders in drie landen onderhoud je acht losse specificaties die op acht verschillende momenten wijzigen. Eén carrier-merk kan zelfs meerdere divisies hebben met verschillende systemen en labelvereisten.

Wuunder onderhoudt de labelspecificaties en boekingsintegraties voor alle 300+ vervoerdersconnecties. Je systeem koppelt één keer, en het label dat eruit komt matcht altijd de actuele specificatie van de vervoerder. Wijzigt een carrier zijn API's, dan past Wuunder dat aan zonder dat jij iets hoeft te doen.